Sanificazione degli uffici a Roma: quando serve davvero e cosa chiedere al fornitore

La risposta onesta è: dipende da cosa intendete per sanificazione. Per la legge è qualcosa di preciso, più ampio di una disinfezione e diverso da una pulizia approfondita. In questa guida vediamo cosa significa sanificare un ufficio, quando ha senso farlo, cosa spetta all'impresa di pulizie e cosa al manutentore degli impianti, come usare (o non usare) tecnologie come ozono e UV, e quali documenti chiedere per capire se l'intervento è stato fatto bene.

Gruppo FN SRL, con sede in Via Po 102 a Roma, si occupa di pulizie, sanificazione e disinfezione per uffici e sedi aziendali a Roma e nel Lazio. Il servizio è descritto nella pagina pulizie per uffici e aziende.

Cosa vuol dire «sanificare» un ufficio

Il DM 7 luglio 1997, n. 274 (Gazzetta Ufficiale n. 188 del 13 agosto 1997) distingue tre attività:

• pulizia: rimuovere polvere, materiale non desiderato e sporcizia;
• disinfezione: rendere sani gli ambienti distruggendo o inattivando i microrganismi patogeni;
• sanificazione: rendere sani gli ambienti con pulizia e/o disinfezione, oppure con il controllo e il miglioramento del microclima, cioè temperatura, umidità, ventilazione, illuminazione e rumore.

Due conseguenze pratiche per un ufficio. La prima: una sanificazione comprende quasi sempre una pulizia accurata, perché senza togliere lo sporco nessun disinfettante lavora bene. La seconda: la sanificazione riguarda anche l'aria, quindi coinvolge chi gestisce gli impianti di climatizzazione e ventilazione dell'edificio.

Se volete approfondire le differenze tra i tre termini, con esempi per condomini, hotel e uffici, trovate la guida completa su pulizia, sanificazione e disinfezione: che differenza c'è.

Chi fa cosa: impresa di pulizie e manutentore degli impianti

In un ufficio, soprattutto in un edificio direzionale con impianto centralizzato, la sanificazione mette insieme due mestieri diversi. Conviene dividerli prima dell'intervento, per iscritto.

Gli interventi su bocchette e griglie si valutano caso per caso, in coordinamento con il manutentore degli impianti.

La tabella è indicativa: la divisione esatta dipende dalle esigenze dell'azienda, dall'edificio, dai contratti in essere e dalle competenze dei fornitori, e si definisce in sopralluogo. Se l'ufficio è in affitto in un palazzo con impianto condominiale, per esempio, filtri e canalizzazioni possono essere gestiti dalla proprietà o dall'amministratore e non dall'azienda. Il punto è evitare che la parte "aria" resti nel vuoto perché ognuno pensa che se ne occupi l'altro.

Quando ha senso sanificare un ufficio

Non esiste una regola che imponga sanificazioni periodiche negli uffici. Il D.Lgs. 81/2008, all'art. 64, comma 1, lettera d) (testo su Normattiva), chiede al datore di lavoro che luoghi di lavoro, impianti e dispositivi siano «sottoposti a regolare pulitura, onde assicurare condizioni igieniche adeguate». Non fissa frequenze né tipi di intervento: li decide l'azienda in base all'uso degli spazi e alla propria valutazione dei rischi.

La valutazione parte dal datore di lavoro e dall'RSPP

La domanda «serve una sanificazione?» è, prima di tutto, una domanda di organizzazione della sicurezza e dell'igiene. Chi la imposta bene coinvolge l'RSPP, che conosce il documento di valutazione dei rischi e le caratteristiche della sede. Se l'azienda non ha una figura interna, può valutare un supporto esterno: trovate il quadro su RSPP esterno: a chi serve e cosa include.

Situazioni in cui di solito si valuta

• Riapertura di locali chiusi a lungo: un piano rimasto inutilizzato, una sede secondaria riattivata, un ufficio dopo la pausa estiva. Polvere accumulata, impianti fermi, aria stagnante.
• Dopo lavori o un trasloco: cantieri interni, nuovi arredi, cablaggi. Qui la pulizia di fine lavori viene prima di tutto; la sanificazione è un passaggio successivo, se serve.
• Dopo eventi particolari: un'infiltrazione d'acqua, un allagamento, cattivi odori persistenti, o una situazione sanitaria segnalata dal medico competente o dall'RSPP.
• Aree molto frequentate: open space con postazioni condivise, sale riunioni usate da clienti esterni, aree break, reception. Spesso qui basta rafforzare la disinfezione dei punti di contatto invece di programmare sanificazioni complete.
• Cambio di destinazione degli spazi: un archivio trasformato in sala riunioni, un magazzino che diventa ufficio operativo.

In molti di questi casi la risposta corretta non è "sanificazione sì o no", ma quale combinazione di pulizia, disinfezione e intervento sugli impianti serve davvero.

Tre livelli di intervento, da non confondere

Tabella indicativa. Non indica frequenze obbligatorie: il piano si definisce sulla sede.

Le frequenze si definiscono con il sopralluogo, in base alle esigenze della struttura o dell'azienda.

Ozono, UV e perossido di idrogeno: cosa dice il Rapporto ISS 12/2021

Quando si parla di sanificazione degli uffici, prima o poi arriva la proposta di un trattamento con ozono, con lampade UV o con perossido di idrogeno nebulizzato. Il documento tecnico di riferimento per gli ambienti non sanitari è il Rapporto ISS COVID-19 n. 12/2021 (testo dell'Istituto Superiore di Sanità), che aggiorna il precedente n. 25/2020 e descrive questi sistemi insieme alle cautele d'uso. È nato durante l'emergenza: va citato come documento tecnico, non come obbligo attuale.

Le cautele che contano in un ufficio:

• niente persone nei locali: alcune tecnologie, tra cui ozono e UV, non vanno usate in ambienti occupati. Il trattamento si fa a ufficio chiuso, con accesso impedito;
• tempi di rientro e aerazione: prima di far rientrare i dipendenti serve aerare e rispettare i tempi indicati per la tecnica usata;
• indicazioni del produttore: l'apparecchio va usato secondo il manuale e le norme di riferimento, con attenzione anche a materiali, piante, apparecchiature elettroniche;
• prima la pulizia: nessuna di queste tecniche sostituisce la rimozione dello sporco.

In pratica, per molti uffici una buona pulizia seguita dalla disinfezione dei punti di contatto con prodotti autorizzati è più utile di un trattamento "tecnologico" fatto di corsa. Se una tecnologia viene proposta, chiedete per iscritto come viene gestita la sicurezza: chi chiude i locali, per quanto tempo, chi autorizza il rientro.

Due situazioni tipo a Roma: un open space all'EUR e una sede a Roma Nord

Open space su più piani all'EUR

Un edificio direzionale con impianto centralizzato, piani open space, postazioni condivise tra lavoratori in presenza a rotazione, sale riunioni prenotabili. Qui la sanificazione si pianifica con l'amministrazione dell'edificio, che gestisce l'impianto di climatizzazione, e con l'RSPP dell'azienda. L'impresa di pulizie lavora su superfici, postazioni, sale e bagni, preferibilmente fuori orario o nel fine settimana; il manutentore interviene su filtri e unità di trattamento aria. Un calendario condiviso evita che i due interventi si sovrappongano o che uno dei due venga dimenticato.

Sede operativa a Roma Nord

Uffici più piccoli, spesso con split o impianti autonomi, una piccola area ristoro, magari un magazzino collegato. Qui l'azienda è spesso l'unico responsabile anche degli impianti. Prima di parlare di sanificazione conviene verificare quando sono stati puliti i filtri degli split e se il piano di pulizia ordinaria copre davvero aree break e bagni. Spesso il problema non è la mancanza di sanificazione ma una pulizia ordinaria che lascia indietro alcune zone.

Sanificazione in appalto: le verifiche da fare sull'impresa

Affidare una sanificazione non è come affidare una pulizia: i requisiti dell'impresa sono diversi.

• Le attività previste dalla L. 82/1994 (testo su Normattiva) si avviano con SCIA alla Camera di Commercio, con iscrizione al Registro delle imprese o all'Albo delle imprese artigiane.
• Per pulizia e disinfezione, dal 2007 non è più richiesto il responsabile tecnico con i requisiti del DM 274/1997.
• Per la sanificazione il responsabile tecnico (preposto alla gestione tecnica) è ancora richiesto. La Camera di Commercio di Roma lo spiega nella scheda sui requisiti delle imprese di pulizia.

Una visura camerale aggiornata dice per quali attività l'impresa è abilitata. Inoltre, poiché il lavoro si svolge dentro la vostra sede, valgono gli obblighi del committente previsti dall'art. 26 del D.Lgs. 81/2008 (testo su Normattiva): verifica dell'idoneità tecnico-professionale, cooperazione e coordinamento sulle misure di sicurezza e, nei casi previsti, il DUVRI. È un passaggio da impostare con l'RSPP.

Per gli uffici pubblici c'è un riferimento in più: i CAM pulizie (DM n. 51 del 29 gennaio 2021 e correttivo del 24 settembre 2021, pagina del Ministero dell'Ambiente) sono obbligatori negli appalti pubblici per il servizio di pulizia e sanificazione. Per un'azienda privata non sono un obbligo, ma possono essere un riferimento volontario di qualità su detergenti, formazione e macchine.

I documenti da chiedere prima e dopo l'intervento

Una sanificazione fatta bene lascia tracce scritte. Sono quelle che permettono all'azienda di dimostrare cosa è stato fatto e all'RSPP di aggiornare, se serve, la propria documentazione.

Prima dell'intervento

• descrizione delle aree da trattare e delle operazioni previste (pulizia, disinfezione, eventuale tecnologia);
• elenco dei prodotti con le schede di sicurezza e, per i disinfettanti, il numero di registrazione come Presidio Medico Chirurgico o di autorizzazione come biocida (quadro del Ministero della Salute);
• indicazione di chi si occupa degli impianti e quando;
• orari dell'intervento, locali da liberare, eventuali tempi di rientro;
• nominativo del referente dell'impresa e, per la sanificazione, del responsabile tecnico.

Dopo l'intervento

• un resoconto con data, orari, aree trattate e operatori;
• i prodotti effettivamente usati e le modalità (diluizioni, tempi di contatto);
• eventuali anomalie riscontrate (muffe, infiltrazioni, bocchette molto sporche, guasti);
• per interventi ripetuti, un registro che raccolga i resoconti nel tempo.

Diffidate di un "attestato di sanificazione" generico, senza aree, prodotti e operatori. E diffidate della formula «sanificazione certificata» se nessuno sa dire quale certificato, rilasciato da chi e su cosa.

Nel Lazio valgono le regole nazionali

Nel Lazio non c'è una norma regionale specifica, valgono le regole nazionali. Non risultano norme della Regione Lazio né indicazioni delle ASL romane dedicate in modo specifico alla sanificazione degli uffici. Il quadro è quello visto sopra: L. 82/1994 e DM 274/1997 per le imprese e le definizioni, D.Lgs. 81/2008 per i luoghi di lavoro, regole su disinfettanti e biocidi, Rapporto ISS 12/2021 come documento tecnico.

Errori frequenti

Chiamare "sanificazione" una pulizia approfondita. Se non ci sono disinfezione mirata e attenzione all'aria, è una pulizia straordinaria: va bene, ma va chiamata così.

Dimenticare gli impianti. Una sede con filtri trascurati non diventa "sanificata" perché sono state pulite le scrivanie.

Usare ozono o UV a ufficio aperto. Queste tecniche vanno usate solo in locali vuoti, con tempi di rientro e aerazione.

Non coinvolgere l'RSPP. La decisione su quando e come sanificare fa parte dell'organizzazione della sicurezza.

Accontentarsi di un attestato generico. Senza aree, prodotti, data e operatori, il documento non dice nulla.

Aspettarsi risultati assoluti. Nessun intervento rende un ufficio "a rischio zero", soprattutto se il giorno dopo torna pieno di persone.

Checklist per office e facility manager

• Ho chiarito con l'RSPP perché serve l'intervento e su quali aree.
• So se mi serve una pulizia straordinaria, una disinfezione dei punti di contatto o una sanificazione completa.
• Ho diviso per iscritto i compiti tra impresa di pulizie e manutentore degli impianti.
• Ho una visura camerale dell'impresa con l'abilitazione alla sanificazione e il nome del responsabile tecnico.
• Ho l'elenco dei prodotti con schede di sicurezza e registrazione o autorizzazione dei disinfettanti.
• Se si usano ozono, UV o simili, sono scritti locali vuoti, tempi di rientro e aerazione.
• Ho impostato gli adempimenti dell'art. 26 del D.Lgs. 81/2008 (idoneità, coordinamento, DUVRI se previsto).
• Riceverò un resoconto con data, aree, prodotti e operatori.

Conclusione: sanificare con un motivo, un piano e un resoconto

Sanificare un ufficio ha senso quando c'è un motivo chiaro, un piano che divide il lavoro tra impresa di pulizie e impianti, e un resoconto che dice cosa è stato fatto. Senza questi tre elementi si rischia di avere una parola nel contratto invece di un servizio, o di fare interventi poco utili in locali che il giorno dopo tornano come prima. Con l'RSPP, una visura dell'impresa e i documenti giusti, la decisione diventa semplice.

Se gestite una sede a Roma o nel Lazio, all'EUR, a Roma Nord o in una delle zone direzionali della città, e volete capire quale intervento serve davvero, partite dalla pagina pulizie per uffici e aziende o da quella dedicata a pulizie uffici a Roma. Oppure richiedi un sopralluogo con il form qui sotto: un referente di Gruppo FN SRL valuterà gli spazi con voi e vi dirà cosa ha senso fare.