Ihr lokaler Partner in Italien

Vom Erstkontakt bis zum Go-live

Wie ein internationales Briefing zu einem betriebsbereiten Standort wird

1. 01Bedarfsbriefing

   Sie beschreiben Standorte, Rollen, Sprachen, Zeiten und Rahmenbedingungen. Eine Koordinatorin oder ein Koordinator antwortet innerhalb eines Arbeitstags und kennzeichnet, was in Lazio machbar ist und was eine nationale Mobilisierung braucht.

2. 02Operatives Angebot

   Wir kartieren Stellenplan, CCNL, SLAs, Vertretungen und Facility-Umfang. Ein Standortbesuch in Roma oder Lazio wird vereinbart, wo er nützt; andere Regionen decken wir per Remote-Briefing ab. Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit Annahmen, Vorlaufzeiten und einem namentlichen Ansprechpartner.

3. 03Vertrag und Onboarding

   Wir unterzeichnen einen Dienstleistungsvertrag, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten eine GDPR-Auftragsverarbeitung sowie die operativen Anlagen (Schichten, Zugang, Uniformen, Reporting). Das Personal wird ausgewählt, auf Zulassungen geprüft und vor der ersten Schicht in Ihre Hausregeln eingewiesen.

4. 04Go-live und feste Koordination

   Der Betrieb startet am vereinbarten Datum mit einer einzigen Koordination für Ausfälle, Qualität und Rechnungsstellung. Die Abdeckung kann später unter demselben kommerziellen Rahmen auf weitere italienische Standorte ausgeweitet werden.

FAQ

Welche Art von Vertrag schließen Sie mit einem ausländischen Unternehmen?

Wir schließen einen Dienstleistungsvertrag (appalto di servizi) zwischen Ihrer Organisation — oder ihrer italienischen Niederlassung, falls bereits vorhanden — und Gruppo FN SRL. Gruppo FN bleibt Arbeitgeber der Personen vor Ort; Sie nehmen sie nicht auf Ihre Gehaltsliste. Laufzeit, Standorte, SLAs und Kündigungsfristen stehen in den Anlagen, sodass Rechts- und Einkaufsteams der Gruppe einen konventionellen B2B-Vertrag prüfen, kein Beschäftigungsbündel. Rahmenverträge stehen bereit, wenn über die Zeit mehrere italienische Standorte eröffnet werden.

Wie schnell können Sie Personal und Standortservices aktivieren?

In Lazio lassen sich dringende Vertretungen bekannter Profile oft innerhalb von Stunden organisieren. Ein geplantes Go-live mit Zulassungsprüfung, Standortinduktion und namentlicher Koordination dauert typischerweise von mehreren Arbeitstagen bis zwei oder drei Wochen, je nach Lizenzen, Sprachen und Nachtabdeckung. Botschafts-, Gesundheits- und ausgeschriebene Leistungen können zusätzlichen Dokumentationsaufwand brauchen; das sagen wir im Angebot klar, statt ein Datum zu versprechen, das wir nicht halten können.

Kann das Personal auf Englisch, Spanisch oder Französisch arbeiten?

Die Abstimmung mit Ihrer Zentrale kann auf Englisch laufen, und wir organisieren zweisprachigen Empfang oder Verwaltung, wo der Standort es verlangt — typisch diplomatische Missionen, internationale Kliniken und regionale Zentralen. Klinisches Personal muss in Italien zugelassen sein und arbeitet mit Patientinnen und Patienten in der Regel auf Italienisch, wie Berufsregister und die meisten Einrichtungen es erwarten. Nennen Sie den Sprachenmix im Briefing: wir sagen, welche Rollen wir zweisprachig besetzen können und welche aus Sicherheits- und Compliance-Gründen italienischsprachig bleiben sollten.

Können Sie ein Unternehmen ohne Niederlassung in Italien fakturieren?

Ja. Gruppo FN SRL stellt italienische elektronische Rechnungen aus. Innergemeinschaftliche B2B-Leistungen werden bei gültiger USt-IdNr. in der Regel unter Reverse Charge behandelt; Kunden außerhalb der EU werden nach den für die Leistung geltenden Ortsregeln fakturiert. Wir sind nicht Ihre Steuerberatung: das Finanzteam der Gruppe sollte die Vorsteuerabzugsfähigkeit im Heimatland prüfen. In der Due Diligence können wir Musterrechnungen und unsere Gesellschaftsdaten (einschließlich PEC und SDI-Codes) teilen.

Wie gehen Sie mit GDPR und Vertraulichkeit um?

Wo unser Personal personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet — Besucher, Patienten, Beschäftigte, CCTV-Protokolle — handeln wir als Auftragsverarbeiter unter einem schriftlichen DPA und folgen Ihren Weisungen zu Systemen und Aufbewahrung. Empfangs- und Gesundheitsprofile werden zur Vertraulichkeit unterwiesen; diplomatische und institutionelle Standorte können strengere Zugangs- und Ausweisregeln ergänzen. Wir verwenden Kundendaten nicht für Marketing. Wenn Sie bereits eine gruppenweite DPA-Vorlage haben, prüfen wir sie an der italienischen Praxis, statt eine Ein-Seiten-Klausel zu erzwingen.

Was ist ein CCNL und warum sollte das einen ausländischen Auftraggeber interessieren?

Ein CCNL ist ein italienischer nationaler Tarifvertrag. Er setzt Mindestentgelt, Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub und Sozialbeiträge einer Branche fest. Werden diese Regeln missachtet, liegt das Risiko beim Arbeitgeber — und in schlecht strukturierten Lieferketten kann es den Auftraggeber erreichen. Gruppo FN beschäftigt das Personal nach dem CCNL, der zur Rolle passt, zahlt Beiträge und steuert Vertretungen. Sie kaufen eine Leistung, in der die arbeitsrechtliche Compliance bereits enthalten ist — das ist in der Regel, was die Rechtsabteilung der Muttergesellschaft sehen will.

Warum sollte ein ausländisches Unternehmen, das nach Italien kommt, mit Ihnen sprechen?

Weil das kommerzielle Gespräch in Ihrer Sprache stattfinden kann, während der Betrieb italienisch bleibt: CCNL, zugelassenes Gesundheitspersonal, Facility-Services und eine namentliche Koordination in Roma. Internationale Gruppen, die in den Markt eintreten, erhalten einen lokalen Ansprechpartner, statt mehrere Lieferanten von Grund auf zusammenzustellen.

Arbeiten Sie mit Botschaften und öffentlicher Beschaffung?

Ja. Diplomatische Missionen in Roma brauchen Vertrauensempfang, Zugangskontrolle, Reinigung und oft administrative Unterstützung unter Vertraulichkeitsregeln, die sich von einem Standardbüro unterscheiden. Italienische öffentliche Stellen können über eigene Verfahren oder nationale Plattformen beschaffen; wir bereiten die gesellschaftsrechtlichen und technischen Unterlagen vor, die diese Prozesse verlangen. Die Vorlaufzeiten sind länger als bei einer privaten Bestellung, und das sagen wir vorab. Wir sind kein lizenziertes privates Sicherheitsunternehmen für bewaffnete Bewachung: unser Angebot ist unbewaffnete Präsenz, Portierdienst und Zugangsmanagement.

Wo in Italien können Sie tatsächlich abdecken?

Roma und Lazio sind der operative Kern: dort sind Vertretungen, Standortbesuche und Gesundheits- oder Sicherheitsabdeckung rund um die Uhr am schnellsten. Wir aktivieren bereits Leistungen in anderen Provinzen und Regionen, wenn Profil, Vorlauf und Logistik es erlauben; die nationale Expansion ist Teil des Unternehmensplans. Gruppen mit mehreren Standorten sollten alle Orte auf einmal briefen, damit wir ehrlich sagen können, welche Standorte zuerst live gehen und welche ein Mobilisierungsfenster brauchen.

Wie steuern Sie die Qualität, sobald der Service läuft?

Jedes Konto hat eine feste Koordination, geteilte Anwesenheits- und Vorfallprotokolle sowie vereinbarte Vertretungsregeln. Gesundheitsprofile werden auf Zulassungen geprüft (Titel, Mitgliedschaft im Berufsregister, Schulung). Facility- und Empfangspersonal wird vor der ersten Schicht in Ihre Hausverfahren eingewiesen. Wir prüfen KPIs mit Ihnen im Rhythmus, den Sie wählen — wöchentlich beim Go-live, danach monatlich — und ersetzen Personen, die den Standard nicht halten, statt den Standort improvisieren zu lassen.

Können Sie Nächte, Wochenenden und Schichten rund um die Uhr abdecken?

Ja. Gesundheitsstationen, Pflegeheime, Portierdienst und Sicherheit werden routinemäßig über Tag, Nacht, Wochenende und Feiertage geplant. Die Kontinuität hängt von einem dienstplanfähigen Pool ab, nicht von einer einzigen namentlich genannten Person. Fehlt eine Nachtkraft, aktiviert die Koordination eine Vertretung, statt den Posten unbesetzt zu lassen. Sagen Sie im Briefing, ob Abdeckung rund um die Uhr eine harte Anforderung oder eine spätere Option ist; das ändert, wie wir Team und Preis dimensionieren.

Wie starten wir?

Senden Sie ein Briefing über das Formular auf dieser Seite: Organisation, italienische Standorte, Leistungen, Sprachen, Zielstartdatum und etwaige Beschaffungsvorgaben. Eine Koordinatorin oder ein Koordinator antwortet innerhalb eines Arbeitstags mit Klärungsfragen oder einem Gespräch. Danach erstellen wir ein schriftliches Angebot. Wenn Sie bereits ein gruppenweites RFP oder einen Sicherheitsfragebogen haben, hängen Sie ihn an — wir beantworten das lieber einmal, als nach einem generischen Angebot neu zu beginnen.